Jakie wyposażenie powinna zapewniać hotelowa sala konferencyjna?
Zaplanowanie konferencji nie należy do najprostszych zadań szczególnie wówczas, gdy podczas organizacji napotyka się wiele przeszkód. Jedną z nich mogą być nieskuteczne poszukiwania dobrze wyposażonego miejsca, które pomieściłoby dużą ilość osób i zapewniłoby odpowiednie warunki.
Ale czy organizacja tego ważnego wydarzenia musi być problematyczna? Absolutnie nie. Sale przeznaczone do tego rodzaju spotkań są udostępniane przez wiele hoteli. Niestety nie wszystkie spełniają wymagania organizacyjne, dlatego jako doświadczony personel hotelu w Słupsku przedstawiamy, jakimi cechami powinna odznaczać się prawidłowo zaopatrzona sala konferencyjna.
4 kryteria, o których warto pamiętać przy wyborze sali konferencyjnej
Podstawą udanych konferencji, warsztatów lub sympozjów jest odpowiednio duża sala, której wielkość zależy głównie od tego, ile osób weźmie udział w tym wydarzeniu. Zważywszy jednak na długość trwania licznych wykładów i przemówień najodpowiedniej jest wybrać przestronne miejsce, które będzie dobrze wentylowane. Wiele hotelowych sal konferencyjnych ma wymiary 3 – pokojowego mieszkania, które mogą wynosić 60 m2.
Nawet krótka audiencja nie wzbudzi oczekiwanej sympatii, jeśli sala nie będzie wyposażona w wygodne krzesła oraz stoły, na których można postawić napój lub położyć notatnik. Innym, jednak gorszym rozwiązaniem są siedziska z zamontowanymi podstawkami, które przez niestabilność oraz niewielkie wymiary nie zawsze okazują się komfortowe. Oprócz tego zdecydowanie niezbędny jest kompletny sprzęt. Rzutnik, ekran i tablica to jedne z elementów obowiązkowego wyposażenia elektronicznego każdej sali konferencyjnej. Zróżnicowanie sprzętu zdecydowanie ułatwia przeprowadzenie każdego grupowego spotkania. Dodatkowym atutem jest szybki i działający bez zarzutu internet.
Na jakie atrakcje mogą liczyć uczestnicy konferencji?
Wybierając salę konferencyjną w hotelu można liczyć na kilka dodatkowych udogodnień. Pierwszym z nich jest zapewniany wszystkim uczestnikom catering z serwisem kawowym, a w przypadku kilkudniowej konferencji – również zakwaterowanie oraz dostęp do restauracji. Nowoczesnym rozwiązaniem są apartamenty biznesowe, które posiadają dodatkowo wydzielone pomieszczenie przeznaczone do pracy biurowej. Atutem jest również usytuowanie hotelu w centrum. To właśnie tam goście mogą podziwiać z okien lokalną architekturę oraz szybko dotrzeć do najważniejszych miejsc.
